Ulkoistettu vastauspalvelu – huikea parannus asiakaspalveluun

Ulkoistettu vastauspalvelu – huikea parannus asiakaspalveluun

Jarkko Koskinen:

Puhelimitse tapahtuva yhteydenotto on edelleen yleisin kontaktointitapa tavoiteltaessa erilaisia yritys- tai kuluttajapalveluita tarjoavia yrityksiä. Vaikka sähköiset kanavat ovat yleistyneet varsinkin nuorempien asiakkaiden keskuudessa, puhelin on säilynyt ja varmasti säilyy vielä pitkään merkittävänä yhteydenottokanavana. Etenkin ne tärkeimmät ja kiireellisimmät asiat, kuten akuutit palvelutarpeet ja mahdolliset reklamaatiot, halutaan hoitaa heti, kerralla ja kunnolla. Siinä kohtaa puhelin on usein se luonnollisin ja tehokkain kommunikaatiokanava.

Koska puhelinkontakti yrityksenne kanssa on useimmiten se ensimmäinen ja tärkein ”käyntikortti” asiakkaanne luodessa teistä mielikuvaa, on tärkeää huolehtia ainakin kaksi seikkaa kuntoon:

1) Puheluihin vastataan palveluaikoina nopeasti, eikä asiakas joudu odottelemaan linjoilla.

2) Puheluihin vastaa aina sellainen henkilö, joka suuntaa mielenkiintonsa 100%:sti soittavan henkilön tarpeisiin.

Parhaiten nämä seikat varmistetaan osaavan ulkoistamiskumppanin avulla. Tulee yhteydenottoja paljon tai vähän, jokainen niistä on yhtä tärkeä. Vastauspalvelun ulkoistaminen parantaa merkittävästi yrityksen tavoitettavuutta ja asiakastyytyväisyyttä, mikä puolestaan on nähtävissä kaupallisten yhteydenottopyyntöjen kasvuna.

Ulkoistettu vastauspalvelu sopii kaiken kokoisille ja näköisille yrityksille riippumatta olemassa olevasta numeroinnista tai käytetystä vaihderatkaisusta. Olivat käytännöt mitä hyvänsä, osaavan kumppanin avulla yritys saa juuri sellaisen palvelun kuin haluaa. Tärkeintä on, että puheluihin vastataan heti ja asiakkaat saavat asiansa hoidettua mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti – mieluiten yhdellä yhteydenottokerralla.

Puheluiden korkealuokkainen vastauspalvelu on se ensimmäinen ja samalla olennaisen tärkeä askel kohti sellaista palvelutasoa, että asiakkaanne saavat asiansa aina sujuvasti hoidettua – vaikkapa sen äärimmäisen tärkeän ostotapahtuman suhteen!