Tietosuojaseloste

Avaca Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa informoimme asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennetuista tiedoista sekä henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Avaca Oy
Puutarhakatu 53, 20100 Turku
Puh. 02 6517 0201
www.avaca.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jarkko Koskinen, COO
Puh. 0400 709622
jarkko.koskinen@avaca.fi
Kerättävät tiedot

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt ja markkinointiluvan antaneet.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
• rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

• rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

Pääasiallisesti keräämme tietoja seuraavasti:
• asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot
• asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannasta
• verkkosivuston, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot
• henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset
Syy tietojen keräämiseen
Henkilötietoja käsitellään tilausten, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Käsittelyn oikeusperusteet
Rekisterin tietoja käsitellään perustuen Avaca Oy:n ja asiakkaiden väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, Avaca Oy:n oikeutetun edun varmistamiseen sekä nimenomaiseen suostumukseen.

Evästeet
Google Analytics -palvelun evästeitä käytetään tilastointitarkoituksessa. Seuraamme evästeiden avulla mm. avaca.fi sivuston kävijämääriä, sivustolla vietettyä aikaa ja navigointitapoja.
Giosg chat -palveluiden evästeitä käytetään chat -palvelun toteuttamiseen ja palvelun analysointiin sekä kehittämiseen. Analysointi- ja kehittämistarkoituksessa tietoja käytetään vain siten ettei niistä voida tunnistaa kävijää.
Sivuston sisäistä PHPSESSID -evästettä käytetään sivustolla olevien lomakkeiden tietojen tallentamiseen ennen lomakkeen lähetystä.
Evästeet tallennetaan käyttäjän laitteen muistiin. Muiden kuin sivuston sisäisten evästeiden tuottamat tiedot voidaan välittää ja tallentaa evästeen tarjoajan palvelimille, jotka sijaitsevat eri puolilla maailmaa.

Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin kauan kun se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi. Lisäksi voimme säilyttää joitakin tietoja pidempään mm. lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi.

Tietojen käsittelijät

Rekisteritietoja voidaan jakaa Avaca Oy:n sisällä, sekä Avaca Oy:n jälleenmyyjien tai alihankkijoiden kanssa.

rekisteritietoja ei käsitellä EU/ETA -alueen ulkopuolella.

Henkilörekistereissä olevien oikeudet
Rekisteröidyn oikeuksia ovat:
• oikeus tarkastaa rekisterin sisältämät henkilötiedot
• oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista
• oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• oikeus siirtää henkilötiedot toiseen järjestelmään
• oikeus saada jäljennös henkilötiedoistasi

Kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

Toimintaohjeet kun haluatte vaikuttaa rekisterisisältöihin
Kun haluat käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, tulee sinun osoittaa kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle jarkko.koskinen@avaca.fi. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta se voidaan käsitellä, ja lisäksi voimme pyytää rekisteröityä tunnistautumaan tiettyjen pyyntöjen mahdollistamiseksi.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html).

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Avaca Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta.